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Antes de automatizar, es fundamental analizar el proceso actual e identificar las oportunidades más valiosas. No todos los procesos son candidatos ideales para automatización con IA.
Marco de Evaluación de Procesos
Antes de automatizar cualquier proceso, evalúe estos 5 criterios:
1
Volumen y Repetitividad
¿Se realiza más de 20 veces/mes? ¿Son pasos similares cada vez? A mayor volumen, mayor impacto de automatización.
2
Basado en Reglas
¿Sigue reglas claras? "SI monto > X, ENTONCES hacer Y". Los procesos con lógica definida son ideales para IA.
3
Procesamiento de Texto/Datos
¿Involucra leer documentos, extraer datos, clasificar información? La IA excele en estas tareas.
4
Tolerancia al Error
¿Qué pasa si la IA comete un error? ¿Es reversible o catastrófico? Procesos con errores detectables son mejores candidatos.
5
Retorno de Inversión
¿El tiempo ahorrado justifica el esfuerzo de configuración? Considere: horas actuales vs. tiempo de setup.
Un principio fundamental: mantener supervisión humana en puntos críticos.
1
IA Procesa
Extracción y clasificación automática de datos e información.
2
Evalúa Confianza
El sistema determina nivel de confianza: Alto, Medio o Bajo.
3
Routing
Confianza alta → procesamiento automático. Confianza baja → revisión humana.
4
Humano Valida
Profesional revisa casos escalados y aprueba o corrige resultados.
5
Feedback
Correcciones humanas alimentan mejora continua del sistema.
Ejemplo Aplicado: Aprobación de Gastos
1. Trigger
Empleado envía foto del recibo
→
2. Extracción IA
ChatGPT extrae fecha, monto, concepto
→
3. Validación
Verifica políticas de la empresa
4. Clasificación
Asigna centro de costo automático
→
5. Routing
> $500K → aprobación manual
→
6. Registro ✓
Crea asiento en sistema contable
Metodología para Diseño de Flujos Automatizados
1
Mapeo del proceso actual (AS-IS)
Documenta cada paso del proceso actual, identificando responsables, tiempos y puntos de fricción. Usa diagramas de flujo simples.
2
Identificación de oportunidades de IA
Detecta tareas repetitivas, basadas en reglas o que requieren procesar texto/datos. Prioriza por impacto y factibilidad.
3
Diseño del proceso futuro (TO-BE)
Rediseña el flujo integrando IA en los puntos identificados. Define puntos de control humano y excepciones.
4
Implementación piloto
Prueba con un subconjunto de casos (ej: 10% de transacciones). Mide precisión, tiempo y satisfacción del usuario.
5
Escalamiento
Una vez validado el piloto, extiende gradualmente. Monitorea métricas clave y ajusta según resultados.
Herramientas para Automatización de Flujos
Categoría
Función
Ejemplos de Aplicación
Asistentes conversacionales
Interfaz natural para consultas y tareas
Consultas a políticas, generación de borradores
Procesamiento de documentos
Extracción y análisis de información
Lectura de facturas, contratos, informes
Herramientas de productividad
Integración con Office/Google
Asistentes en hojas de cálculo, documentos
Plataformas low-code
Creación de flujos automatizados
Conexión de aplicaciones, triggers automáticos
Lección Completada
Módulo 3.3
Gestión del Cambio en la Adopción de IA
10 minutos
Gestión del Cambio en la Adopción de IA
3:15
Conectando IA con Tus Sistemas
El Valor de la Integración
McKinsey: 3 veces más valor con integración
Sin integración: copiar y pegar manual
Colombia: PYMEs pueden escalar eficientemente
Cuatro Formas de Integrar IA
APIs: robusto y escalable con desarrollo
No-code: Zapier y Make sin programar
Nativas: IA incluida en el software
Siigo: Líder del Mercado Colombiano
40% de PYMEs colombianas lo utilizan
API REST para extraer facturas y movimientos
Conectores Zapier disponibles
Alegra y World Office
Alegra: IA nativa para categorización bancaria
Integración directa con Bancolombia y Davivienda
World Office: solución enterprise completa
Patrón: Extracción y Enriquecimiento
IA extrae datos de documentos no estructurados
Valida contra base de terceros existente
Enriquece con clasificación contable automática
Patrón: Detección de Anomalías
Identifica facturas con montos inusuales
Detecta frecuencia anormal de proveedores
Alerta duplicados y patrones sospechosos
Caso: Comercializadora Andina + Siigo
Medellín, 180-220 facturas mensuales
De 45-73 horas a 8-10 horas mensuales
Precisión de extracción: 97.2%
Caso: TechSoluciones Lead Scoring
Bogotá, 150-200 leads mensuales
Tasa de conversión de 8% a 24% en leads de alta calidad
Incremento en ventas del 22%
Seguridad: Ley 1581 de Datos Personales
Anonimizar datos antes de enviar a APIs externas
Verificar transferencia internacional cumple requisitos
Usar datos solo para propósito autorizado
Consideraciones DIAN
Facturas electrónicas: formato UBL 2.1 intacto
Campos firmados no pueden alterarse
Mantener logs de operaciones automatizadas
Calculando el ROI de Integración
Beneficios: tiempo ahorrado, errores evitados
Costos: APIs, plataformas, desarrollo inicial
Ejemplo: ROI de 543% mensual es alcanzable
Integra IA en Tu Ecosistema
Escena 1 de 13
Espacio (reproducir/pausar) | Flechas (navegar) | C (subtítulos) | F (pantalla completa) | M (silenciar)
58% de los ejecutivos citaron la capacitación del personal como un desafío clave en su proceso de automatización.
— Deloitte
Marco de Gestión del Cambio para IA
1
Comunicación clara del propósito
Explique POR QUÉ se implementa la IA, no solo QUÉ va a cambiar. Vincule con beneficios concretos para cada rol y muestre cómo la IA complementa (no reemplaza) el trabajo profesional.
2
Participación temprana
Involucre a los usuarios desde la fase de diseño. Quienes usarán el sistema diariamente conocen las excepciones, los casos complicados y los puntos de fricción reales.
3
Capacitación práctica
Entrene con casos reales del contexto colombiano, no con ejemplos genéricos. Permita que practiquen en ambiente seguro antes de usar con datos reales de clientes.
4
Soporte continuo
Establezca un "campeón de IA" en cada equipo que pueda resolver dudas rápidas. Cree canal de Slack/Teams para preguntas y mejores prácticas.
5
Medición y comunicación de resultados
Comparta métricas de éxito regularmente: tiempo ahorrado, errores evitados, satisfacción del cliente. Celebre los logros y reconozca a quienes adoptan bien.
Evolución de Competencias Profesionales
❌ Competencias que Decrecen
Entrada manual de datos repetitivos
Búsqueda exhaustiva de información
Formateo manual de documentos
Cálculos rutinarios y verificaciones básicas
Redacción de comunicaciones estándar
✅ Competencias que Crecen
Diseño y supervisión de sistemas IA
Pensamiento crítico y validación
Comunicación estratégica con stakeholders
Gestión de excepciones y casos complejos
Análisis interpretativo y toma de decisiones
Lección Completada
Práctica Interactiva
Caso de Estudio
Aplica lo aprendido esta semana en un escenario empresarial real del contexto colombiano.
Semana 3Intermedio
⏱ 30 min
Automatización de Cuentas por Pagar
Diseña un flujo de trabajo con Human-in-the-Loop para automatizar el procesamiento de facturas manteniendo el control.
Tu rol:Coordinador de Cuentas por Pagar, 4 años en la empresa
Empresa:Distribuidora Nacional de Alimentos Ltda.
El desafío: Diseñar un flujo de trabajo que automatice el procesamiento de facturas usando IA, pero manteniendo supervisión humana para excepciones y aprobaciones críticas.