Caso de Estudio: Automatización de Cuentas por Pagar

Automatización de Cuentas por Pagar - Distribuidora Nacional de Alimentos Ltda.

Intermedio

⏰ Presentación al Comité el próximo lunes

El Problema Actual

📞 Mensaje:

Llevamos 6 meses con quejas de proveedores por demoras en pagos. El equipo de 3 personas no da abasto con 800 facturas mensuales. Quiero una propuesta de automatización con IA para el comité del lunes. Pero ojo: no podemos eliminar el control humano - tuvimos un fraude hace 2 años con facturas falsas. Necesito eficiencia CON control.

💡 Automatización Inteligente

Este es un caso perfecto para automatización con Human-in-the-Loop. No se trata de reemplazar personas, sino de que la IA maneje las tareas repetitivas (lectura de facturas, validación básica, registro) mientras los humanos supervisan excepciones y aprueban pagos significativos.

Mapeando el Proceso Actual

Abres el documento: Proceso Actual de Cuentas por Pagar

Digitación manual: 3 hrs/día
12% errores de digitación, 8% duplicados
Aprobación de facturas >$10M requiere supervisión

💡 Candidatos para Automatización

Usando los 5 criterios de evaluación: (1) Alto volumen ✓, (2) Alta repetitividad ✓, (3) Alto valor del tiempo ✓, (4) Tolerancia a errores baja - requiere supervisión ✓, (5) Datos disponibles ✓. Este proceso es ideal para automatización INTELIGENTE, no autónoma.

Diseñando el Flujo con Human-in-the-Loop

Selecciona una herramienta y formula tu prompt.

Selecciona herramienta:

Tu prompt:

Tip: Un buen prompt incluye: nivel de automatización, puntos de control humano, reglas de excepción, métricas de éxito

💬 Respuesta:

💡 Descubrimiento: Calidad del Prompt

Presentando la Propuesta

La IA entregó resultados. ¿Qué verificas antes de usar esta información?

📊 Flujo Propuesto con Human-in-the-Loop:

PASO 1 - IA: OCR extrae datos automáticamente (NIT, fecha, valor, items) - 95% precisión
PASO 2 - IA: Valida contra orden de compra y detecta duplicados - Alerta si diferencia >2%
PASO 3 - HUMANO: Revisa excepciones (facturas >$10M, alertas de anomalía, proveedores nuevos)
PASO 4 - IA: Registra en ERP y programa pago según política
PASO 5 - HUMANO: Aprobación final de lote de pagos diario

Recomendación: Implementación en 3 fases: (1) Piloto con 50 facturas/semana por 1 mes, (2) Expansión gradual al 50% del volumen, (3) Operación completa con monitoreo. Inversión estimada: $45M COP. ROI esperado: 8 meses.

Verificación (selecciona lo que harías):

Verificar que todos los puntos de control humano están documentados
Confirmar que el flujo cumple con políticas de control interno
Validar los umbrales de excepción con Contraloría
Incluir plan de capacitación para el equipo
Definir métricas de monitoreo post-implementación

💡 Automatización Responsable

El modelo Human-in-the-Loop te permite obtener los beneficios de la automatización (velocidad, precisión, consistencia) mientras mantienes el control humano donde más importa. Tu equipo pasa de 'procesadores de datos' a 'supervisores de excepciones' - un rol más estratégico y satisfactorio.

Deadline

5 días

📋 Contexto

Tu rolCoordinador de Cuentas por Pagar, 4 años en la empresa
EmpresaDistribuidora Nacional de Alimentos Ltda.
UbicaciónBogotá, Cundinamarca
SituaciónLa empresa procesa 800+ facturas mensuales de 120 proveedores. El proceso manual genera errores, demoras en pagos y quejas de proveedores. La gerencia te pidió proponer una solución con IA.
DesafíoDiseñar un flujo de trabajo que automatice el procesamiento de facturas usando IA, pero manteniendo supervisión humana para excepciones y aprobaciones críticas.

🎯 Objetivos

✓ Evaluar procesos usando los 5 criterios de automatización
✓ Diseñar flujos de trabajo con puntos de control Human-in-the-Loop
✓ Identificar qué tareas automatizar vs cuáles mantener con supervisión humana
✓ Proponer implementación gradual con métricas de éxito

🇨🇴 Contexto Colombiano

SectorDistribuidora de alimentos
RegiónBogotá, Cundinamarca

📊 Distribuidora Nacional de Alimentos Ltda.